一、关于开会个人观点：会议的目的只有一个，那就是解决问题。 有一次，一个同事要和客户开会，汇报一下项目成果和了解客户进一步的需求，与客户约好的时间是上午10点，可他过了整整8分钟才到会场，然后又没带HDMI转接头，折腾了近20分钟才开始会议，介绍系统的时候也是从技术的角度出发，这个功能是干什么的，那个功能是看什么的，一场会议下来，客户负责人铁青着脸，一言不发的走了。 我们来分析一下，这位同事带给公司的伤害有哪些？ 1、公司的专业水准受质疑，每一长业务交流，项目组都代表了公司的专业水准，因为客户直接感受到的是每个顾问、每场会议中表现出的职业素养。 2、项目后续的压力会增加，尤其是当客户主要负责人质疑我们的专业水平、行事方式时，一场很low的表现，就是在客户的心里扎下一根不信任的钉子，要拔出这颗钉子，后续要很大的投入才有可能。 也许有人会说，一次会议失误没什么大不了，但真正爱惜羽毛的公司，都会把这些一点一滴的小事当大事来抓，我刚入职埃森哲的时候，除了公司标准的培训外，行业总监、项目经理都一再提醒，我们每说的一句话、每一场访谈、每一个PPT，代表的都不是个人，而是公司，细节恰恰是公司有别于一般咨询公司的体现，比如下面这些小细节： 1、会议之前，至少要提前1天给与会人员发邮件并得到确认，邮件内容包括时间、地点、讨论的主题、存在的疑问等，原则上要附上相应的文档，尤其是会议要用到的PPT，要让客户提前知晓内容，做好准备，而不是让客户来走过场。 2、会议前，要提前至少15分钟到现场测试投影仪，到会议室中位置最远、最偏的地方确认PPT的内容客户能看清楚，还要调整会议室灯光、座位、空调温度等。 3、会议的目标是解决问题，绝不是走过场，绝不只是完成了自己的日程安排，达不到会议预期，问不出客户的真实问题，得不到解决方案的会议，都是无效的会议。 二、关于会议纪要个人观点：会议纪要体现了的你专业水准、体现了你解决问题的思路。 会议纪要不是在会议结束才展开，而是在会议过程中进行，可参考下列4个步骤来做会议纪要： 1、用故事线的方式来串联整个会议中的内容，串联的方法不要用时间流水，也不要按每个人的发言顺序来分类，而是要按议题的逻辑来串联，比如可以使用黄金圈法则， what-why-how，即客户的异议有那哪些？为什么会造成这样的异议？我们打算如何回复他们，如何解决这些问题等。 
解决问题的黄金圈法则 2、边思考边记录客户的发言、尤其是他们的质疑，你记录的质疑越多，客户会越认同你，他们会认为你在认真听他们讲且尊重他们的意见，另外，会议中你回顾他们提出的每一个异议，都会让客户感受到你认真的去解决他们所关心的问题。 3、做会议纪要的目的，既是记录会议的主要内容甚至全部内容，也是为后续输出解决方案提供依据，因此要随时保持汇报意识，即假设你明天要向更大的领导汇报，他会关注哪些内容？要如何汇报才能让他了解我们的方案？ 比如下面的麦肯锡式笔记，在会议开始前，笔记的框架就已经搭好，会议中的各种意见、疑问，都只需要填写到相应的位置即可，会议结束后，稍加整理和优化，一份逻辑清晰、内容完整的会议纪要就完成了。 
麦肯锡式的会议纪要 所以，要想让会议有价值，关键要看你为会议作了什么样的准备工作。 4、会议纪要的优化完善，建议遵循“一个图表，一条信息”，然后遵循PDCA原则，即不仅仅只是记录问题，更要提出问题的解决方法和实施计划，如下图所示。 
以问题的PDCA为主线的笔记 三、关于邮件个人观点：邮件是非常有效的工作协同沟通工具，尤其是抄送多人、回复讨论的时候。 前面我们探讨了如何开会，如何编写会议纪要，那么，接下来就要将会议纪要发给相关人员了，个人的建议是：会议结束后，无论加班多晚，都一定要在当天把会议的内容、结论、待解决的问题、客户的质疑、会议中的所有资料等都发给客户确认，一方面是确保会议内容和结论准确有效，另外也是让客户再次确认有没有遗漏或补充。 先看个不合格的邮件例子，如下图，请思考一下这样的邮件有什么不足？ 
我们再看另外一个例子，看这些关键字，（1）已经完成了计划要求的。。。并且通过。。（2）随着。。。增加，处理。。。的问题，目前正在全力解决，（3）需要做一个优化评估，计划下周上半周给出解决方案，（4）详细内容看附件。 一目了然，目前的状态、存在的问题、下一步的计划，写这封邮件的人，先做出一个总结，然后指出问题的关键，最后给出计划，让阅读者在看附件时就已经大致了解邮件核心内容，这样的会议纪要、邮件，才是提高效率和以问题为导向的关键。 
四、效率与效能个人观点：效率不等于效能，与目标不一致的效率，效率越高，效能越低。 我们都知道南辕北辙的故事，当你所做的事情与目标不一致的时候，这时候你的做事效率越高，效能往往越低，比如我们职场中很多人喜欢开会，喜欢在大会上讨论一些细节问题，但这些问题往往无法找到一个统一的答案，每个人都认为自己有理，所以就导致会议每次开每次都没有结论，越找不到答案就越开会，这就是效率与效能不匹配的例子。 
如何解决这个问题呢，麦肯锡提出了一个有趣的模型，即区分正确的做事和做正确的事，跑的快是正确的做事，但跑的方向正确，才是要做的正确的事，换句话说，如果方向对了，即便跑得不够快，那也是在一步步逼近目标，而南辕北辙恰恰是方向错了，跑的越快，离目标越远。 
那么，又产生了新的问题，如何确定是正确的事呢？这就可以参考麦肯锡工作中的TEAM-FOCUS模型了，具体内容可参阅下列文章： 事难做人难管，试试麦肯锡TEAM-FOCUS工具，附思维导图，转发收藏 五、关于时间管理问一问自己，当下所做的事情，从长远来看是有价值吗？ 不要一味的忙碌，既要低头赶路、也要抬头看天，过于把时间和精力都投入到当下又紧急又重要的事情，往往让自己疲于奔命，关键是会日复一日的忙碌，导致辛苦忙碌、天天加班，到年底一复盘，发现自己并没有太多的提升，错过了不少升职加薪的机会。  |